Header Office meeting Imke en Ronald en Rachel_2

New Yorker

Met meer dan 1.150 winkels in 46 landen en zo’n 19.000 medewerkers is New Yorker een van de grotere internationale modemerken. Machiel Roghmans, Finance Manager Benelux, is binnen het bedrijf verantwoordelijk voor de salarisuitbetaling van ongeveer 600 medewerkers. Door plotselinge uitval van zijn salarismedewerker kwam hij erachter wat het betekent om voor dit cruciale proces afhankelijk te zijn van één persoon. Gelukkig kon hij per direct terugvallen op de dienstverlening van Managed Payroll Services (MPS), wat uiteindelijk zó goed is bevallen dat het een permanente oplossing is geworden.

Machiel: “Niet iedereen legt direct de goede link bij de naam ‘New Yorker’, mensen bellen ons ook weleens om pizza te bestellen. “Maar we hebben het in dit geval dus over een Duits familiebedrijf dat met hard werken de afgelopen 40 jaar is opgebouwd tot wat het nu is: een succesvol modemerk binnen Europa en ver daarbuiten. Met een prettige informele werksfeer, in lijn met de kleding die we verkopen.

Elke maand verwerken wij ongeveer 600 salarisstroken voor onze medewerkers met HR & Salaris Gemak, een belangrijke taak die was belegd bij één enkele persoon. Achteraf denk je dan, waarom heb ik dat risico niet eerder bewust gezien en er wat aan gedaan? Maar dat heb je bij bedrijven van onze omvang: te klein voor het tafellaken en te groot voor het servet.”

”Managed Payroll Services geeft ons rust en zekerheid omdat we er qua salarisverwerkingskennis en -werkzaamheden niet langer meer alleen voor staan”.

“Toen onze salarismedewerker eenmaal was uitgevallen, was het gelijk alle hens aan dek. De administratieve organisatie is te klein om iemand anders deze taak er ‘even bij te laten doen’ en je wilt een medewerker die altijd naar volle tevredenheid heeft gewerkt ook niet direct gaan vervangen. Nu wil het geval dat ik 14 jaar geleden zelf betrokken ben geweest bij de selectie van onze salarisverwerkingssoftware en ik de samenwerking met betreffende leverancier altijd als positief en constructief heb ervaren. Dus geconfronteerd met een uitdaging waar heel snel een oplossing voor moest komen, heb ik opnieuw bij hen aangeklopt.”

Geen paniek

“Onze contactpersoon bij Software Gemak is direct ingesprongen en heeft ervoor gezorgd dat alle medewerkers die maand hun salaris ontvingen, nog voordat we echt in paniek konden raken. Mijn grootste prioriteit was het regelen van een correcte uitbetaling van tenminste 90% van de mensen, daarna zouden we de resterende 10% wel oplossen.
Door de rustige en gestructureerde aanpak viel het aantal incorrecte uitbetalingen uiteindelijk mee. De kleine foutjes die waren gemaakt, lagen vooral aan onze eigen kant omdat we door tijdnood iets minder secuur dan anders de details van de uitbetalingen hadden gecontroleerd.”

”Afhankelijke van de kennis van wetgeving en salarisverwerkingssysteem die je in huis hebt, kun je zelf bepalen welke ondersteuning je nodig hebt”.

Optimaliseren

“Na het lenigen van de eerste nood, is de contactpersoon van MPS bij ons langsgekomen om samen door de processen en systemen heen te lopen. Het salarisverwerkingsproces bestaat eigenlijk uit verschillende schillen: de eerste is zoals gezegd de uitbetaling van medewerkers, dan komt het tijdig en correct regelen van de aangiftes
en vervolgens de betaling daarvan. Samen met MPS gingen we op die manier steeds dieper de administratie in waarbij we hebben gekeken of en hoe we bestaande processen en systemen verder konden optimaliseren. Het prettige was dat er hierbij niet op de klok werd gekeken, we gingen door tot we klaar waren en alle nodige puntjes op de ‘i’ waren
gezet.”

Kennis én inlevingsvermogen

“De ondersteuning van MPS heeft een aantal grote voordelen. Als klant kun je zelf kiezen welke mate van ondersteuning je nodig hebt, wat onder andere wordt bepaald door hoeveel kennis je in je eigen organisatie hebt van de continu veranderende salariswet- en regelgeving. Naast de up-to-date kennis van de regels kennen de mensen van MPS het gebruikte salarisverwerkingssysteem natuurlijk als geen ander. Hierdoor leer je als gebruiker nieuwe dingen die je werk makkelijker maken en waarmee je de software optimaal voor je kunt laten werken. Los daarvan is het fijn dat je met een specialistische partij kunt sparren over je werk, zeker als deze naast de vereiste vakkennis ook beschikt over het nodige inlevingsvermogen.”

Zekerheid en rust

“Wij zijn zó tevreden over de dienstverlening van MPS, dat we hen nu permanent inzetten om ons te ondersteunen bij de verwerking van de salarissen.
De uitgevallen salarismedewerker kon op haar eigen tempo herstellen en heeft haar werk inmiddels weer opgepakt. Ze heeft nu niet langer meer het gevoel dat ze er alleen voor staat, kan desgewenst verschillende salarisuitwerkingen met een specialist bespreken en bovendien kan ze nu met een gerust hart op vakantie. Natuurlijk kost de inzet van MPS ons extra geld, maar door deze dienstverlening in te kopen wordt ons leven een stuk eenvoudiger. We hoeven niet intern een heel apparaat op te tuigen en back-up te regelen om zeker te weten dat we onze salarissen correct kunnen uitbetalen. We hebben wat minder flexibiliteit dan wanneer we zelf verlonen, een last-minute aanlevering nog mee laten lopen gaat niet meer. Daar tegenover staat de zekerheid en rust van een vaste, goed georganiseerde aanpak. Ik kan elk bedrijf van onze grootte dan ook aanraden eens te kijken naar de dienstverlening van MPS. Met MPS in ons team weten wij precies waar we aan toe zijn en zorgen we voor een goede basis voor de rest van onze bedrijfsvoering.”

”Het is fijn om met een specialistische partij te sparren over je werk – zeker als deze naast de vereiste vakkennis ook beschikt over een prettige dosis inlevingsvermogen”.

Klantverhaal downloaden

Wil je het klantverhaal van New Yorker  op je gemak nog eens nalezen, download ‘m dan.