Jos Jansen (2)

Het implementeren van IT-projecten in coronatijd

Redactie Software Gemak 19 april 2021

Wie ooit een project heeft gedraaid, weet wat één van de meest essentiële onderdelen is van het succesvol afronden ervan: de planning. Plannen is acteren op iets wat in de toekomst gaat spelen. Het afgelopen jaar was een lastig jaar voor het uitvoeren van (IT-)projecten.

Het implementeren van IT-projecten gaat samen met de klant en dit gebeurt normaal gesproken in workshopvorm. Nu moest alles ineens op afstand via Teams. Dit geeft een aangepaste dynamiek. Wij gingen in gesprek met Jos Jansen, Manager Operations bij partner Xperity en onze eigen Alexandra Lemges, Manager Consultancy bij Accountancy Gemak & Software Gemak over de best practices, grootste valkuilen en het toekomstbeeld van het plannen.

Efficiënt werken gaat in deze coronaperiode niet altijd gemakkelijk. Zeker als er geen bureau is waar je even langs kunt wippen om opheldering te vragen bij je collega. Herkenbaar? Tools kunnen helpen om voor elke afdeling meer duidelijkheid te creëren in de workflow. Je ziet in één oogopslag wat er al is gebeurd, wat er nog moet gebeuren en wie voor welk onderdeel in de planning verantwoordelijk is.

“Maar hoe mooi zo’n tool ook is, technologie zelf lost niets op”, zegt Jos. “Ik geloof dat technologie moet ondersteunen in je werkzaamheden. Wanneer een consultant een klus oppakt is hij of zij verantwoordelijk voor het beoogde eindresultaat; een tool kan dan alleen maar helpen om het eindresultaat nog beter te maken, maar het zal niet je werk overnemen.”

Alexandra vult aan: “Technologie kan inderdaad goed helpen om je werk beter te doen. En hoewel technologie niet zaligmakend is (je zult zelf namelijk nog altijd het werk moeten doen), is technologie ook essentieel. Denk maar eens aan wat er was gebeurd als we in lockdown hadden gezeten en geen gebruik hadden kunnen maken van Teams, Slack, of andere tools om online met elkaar te communiceren.”

En wie online gaat samenwerken met zijn collega’s, heeft baat bij een 360-graden klantbeeld, van eerste klantcontact tot het versturen van de factuur. Hiermee zorg je ervoor dat iedereen in je organisatie weet wat er speelt bij een klant. Alexandra: “Met onze kantoorautomatiseringsoftware Practice Management 365 (PM365) & Kantoor Gemak hebben we iets gecreëerd wat helpt om altijd op de hoogte te zijn van wat er gaande is binnen je eigen kantoor en bij je klanten. Zo’n kantoorautomatisering-oplossing helpt jou en je collega’s om hun werk beter te doen.”

Jos en zijn collega’s gebruiken Practice Management 365 nu vier jaar en Jos ziet er vier voordelen in:

  1. Aansluiting met het salesproces: alle commerciële afspraken worden vastgelegd in PM365, ook bijvoorbeeld de offerte. Dit sluit aan bij het uiteindelijke project in PM365 en zorgt ervoor dat alle informatie voorhanden is binnen één systeem.
  2. Centrale planning: onze consultants werken op verschillende projecten en hebben verschillende vaardigheden. Een overzichtelijke planning maken voor projecten met de juiste medewerker op de juiste plek is essentieel voor een IT-bedrijf. De software ondersteunt hierbij uitstekend en helpt ons de planning én het overzicht op één plek te houden.
  3. Eén applicatie voor klantgegevens en projectadministratie: nooit meer visitekaartjes die kwijt zijn of losse blaadjes met aantekeningen in je binnenzak. In PM365 zijn alle gegevens beschikbaar binnen één applicatie.
  4. Naadloze integratie met Microsoftproducten: de koppeling met Office 365 betekent efficiency en foutreductie omdat gegevens eenmalig, bij de bron worden vastgelegd

Voor wie Practice Management 365 ook wil gebruiken, heeft Jos nog wel een tip. “Implementeer niet een IT-systeem, maar implementeer een standaard werkwijze en zorg voor draagvlak binnen de organisatie. Evalueer op gezette momenten en voer aan de hand daarvan optimalisaties aan de werkwijze en het systeem door. Start klein en ‘behapbaar’: je hoeft niet meteen alles te gebruiken. Vanuit een goede basis kan het systeem worden uitgebreid.”

Hoewel het tijdperk van digitaal projectmanagement echt aangebroken lijkt, kijken zowel Jos als Alexandra uit naar het moment van fysieke, sociale interactie met hun collega’s, de koffiepraat, de vrijdagmiddagborrels en spontane lunchafspraken met klanten buiten de deur.

Download brochure