Header Office Mourina en Michoe

Financieel management van projecten: van puzzelen voor gevorderden naar efficiënte processen

Correcte omzeterkenning, nauwkeurige en tijdige facturatie, monitoren van de marge. Er komt veel kijken bij goed financieel management van projecten. Natuurlijk zijn er diverse systemen die (de financiële afdeling) ondersteunen bij het uitvoeren van projecten, maar daar zit gelijk ook een aantal uitdagingen. Elk bedrijf heeft zijn eigen werkwijze dus moet zelf uitvinden hoe het de gebruikte systemen het beste inricht. En zijn ze eenmaal up and running, dan zit je als financieel verantwoordelijke nog met een lappendeken van informatie omdat elk systeem zijn eigen stukje van de financiële puzzel bevat. Is financieel management van projecten dan echt puzzelen voor gevorderden, of kan het wellicht anders?

Kip zonder kop

Je kunt het zo gek niet bedenken, maar tegenwoordig kun je eigenlijk elk proces in je organisatie wel automatiseren. De grootste uitdaging zit hem in het integreren van al deze systemen. Dat geldt in het bijzonder wanneer het gaat om het managen van projecten: planning, boekhouding, facturatie, projectvoortgang – alles wordt keurig bijgehouden in aparte applicaties en voor het totaaloverzicht en -inzicht wordt gebruikgemaakt van de nodige Excellijsten. Dit betekent echter dat je als financieel verantwoordelijke veel tijd kwijt bent aan het terugvinden van informatie, het checken van statussen en het corrigeren van gegevens die niet kloppen. Voor elke rapportage, iedere vraag én het terugkerende facturatieproces ren je als de bekende kip zonder kop door de organisatie, om bij diverse collega’s puzzelstukjes te achterhalen die het financiële plaatje compleet maken.

Tijdig en efficiënt omzet erkennen en correct factureren

Werkt jouw organisatie ook met vaste prijsafspraken? Dan ben jij waarschijnlijk ook elke maand de nodige tijd kwijt aan het uitzoeken welke omzet je deze keer weer mag erkennen zodat je weet wat je kunt factureren. Terwijl dat eigenlijk niet hoeft. Je kunt namelijk heel veel problemen ondervangen door te werken met één centraal systeem waarin de verschillende aspecten van een project worden ondersteund. Verkopers leggen gegevens hierin vast over zaken als prijs, wijze van factureren en de contactgegevens van de klant. Projectleden houden zelf gewerkte uren per project bij en projectmanagers zorgen ervoor dat zij op tijd aangeven welk percentage van het project op enig moment daadwerkelijk is gerealiseerd.

Sneller voordeel met best practices

Zoveel organisaties hebben even zovele werkwijzen en elk bedrijf is daarin uniek. Dat wil echter niet zeggen dat iedereen voor zichzelf het wiel uit moet vinden en je alleen speciaal voor jou ontwikkelde software de oplossing is. Juist het gebruikmaken van standaarden, best practices en bewezen producten kan je onnodige ellende besparen. Bovendien ben je sneller up & running en kun je  profiteren van de voordelen. Uren worden bijvoorbeeld altijd correct en op de juiste projecten weggeschreven; het proces voor omzeterkenning en facturatie is snel en accuraat op basis van bijgewerkte informatie in één centraal systeem en je financiële rapportages zijn gebaseerd op goed onderbouwde inzichten in plaats van op wat je onderbuikgevoel je ingeeft. Ook je accountant wordt blij omdat hij minder tijd kwijt is aan het corrigeren van data uit je boekhouding en daardoor meer tijd overhoudt voor het geven van nuttig advies.

Klinkt interessant?

Ben je op zoek naar meer ideeën om bij de uitdagingen van alle fases van een project te kunnen blijven denken in oplossingen en mogelijkheden? Download dan de checklist. Of maak hier kennis met een moderne softwareoplossing die goed financieel management van jouw projecten makkelijk maakt.